La pré-sélection des candidats

L'annonce a été diffusée et les premières réponses ne vont pas tarder. Pour les traiter efficacement, il est conseillé de procéder par étapes :

- effectuer un premier tri des candidatures (lettres de motivation et CV),

- procéder à un examen approfondi des candidatures correspondant au poste à pourvoir,

- organiser l'entretien avec le ou les postulants sélectionnés.

Le tri des candidatures

Pour effectuer ce premier tri, l'offre d'emploi, la définition de fonction, et le profil de poste élaborés précédemment sont indispensables car ils rappellent les critères de recrutement préétablis.

L'objectif de cette première étape de sélection est de confronter les caractéristiques des postulants avec les principales exigences du poste (formation, expérience, niveau de rémunération souhaité, etc.).

Cette étape amène généralement à éliminer 90% des réponses reçues.

Les 10% restant feront l'objet d'un examen plus approfondi.

Examen des candidatures présélectionnées

Cette deuxième étape est l'occasion d'examiner de manière approfondie le CV ainsi que la lettre de motivation en vue de :

- contrôler les éléments contenus dans le CV,

- sélectionner le ou les candidats à rencontrer en priorité.

  • Contrôle des éléments contenus dans le CV
  • En cas de doute, plusieurs possibilités peuvent être envisagées :

    - téléphoner au candidat pour obtenir des précisions sur son parcours, ou une copie de ses diplômes,

    - prendre contact avec ses anciens employeurs, en vue de valider ses références. Ce type de démarche nécessite de recueillir plusieurs avis en vue de mettre en perspective les commentaires formulés, positifs au négatifs.

    Pour les postes impliquant d'importantes responsabilités, la production d'un extrait de casier judiciaire vierge peut être recommandée.

  • Sélection du ou des candidats à rencontrer
  • Comparer et hiérarchiser les candidatures :

    - celles à conserver en vue des entretiens,

    - celles à garder pour un autre recrutement,

    - celles non retenues.

    Informer par écrit les candidats des résultats de la sélection effectuée.

Objectifs

- valider la motivation du candidat,

- obtenir le maximum d'informations sur son parcours et ses aspirations,

- cerner sa personnalité et apprécier son comportement professionnel,

- l'informer sur l'entreprise et les caractéristiques du poste à pourvoir.

Conditions de réussite

  • Le futur employeur doit élaborer un schéma d'entretien précisant les thèmes et questions à aborder.

  • Il doit réunir les informations utiles aux candidats sur l'entreprise et le poste, prévoir les questions à leur poser sur leur expérience professionnelle, leur motivation, leur acceptation des conditions du poste.
  • Les informations demandées au candidat ne peuvent avoir comme finalité que d'apprécier sa capacité à occuper l'emploi proposé. Ces informations doivent présentées un lien direct et nécessaire avec l'emploi proposé.

  • La rencontre doit se dérouler dans de bonnes conditions à la fois matérielles et psychologiques : il est important de veiller à:
  • - ne pas être dérangé

    - adopter une attitude ouverte, intéressée,

    - écarter les éventuels préjugés pouvant amoindrir la richesse des échanges et fausser l'appréciation.

Phases de l'entretien

L'entretien de recrutement comporte généralement deux phases :

- accueil du candidat : présentation de l'entrepreneur, de l'entreprise et du poste

- recherche d'informations

  • Accueil
  • L'objectif est de créer les conditions d'un échange fructueux avec le candidat et de présenter l'entreprise et le poste à pourvoir.

    En effet, l'entretien doit également permettre au candidat de s'assurer que le poste correspond à ses attentes.

    Au cours de cette première phase, le futur employeur présente généralement :

    - l'entreprise, ainsi que son parcours personnel d'entrepreneur,

    - le contexte du recrutement,

    - le poste à pourvoir en précisant la mission générale, les tâches associées, les objectifs à atteindre, le périmètre de responsabilités...

  • Recherche d'informations
  • Cette seconde phase de l'entretien a pour objectif d'obtenir le maximum d'informations sur le candidat et ses motivations.

    Pour cela, il suivra le schéma d'entretien préétabli.

    Le futur employeur veillera à avoir recours en priorité à des questions ouvertes favorisant la libre expression du candidat.

    A l'issue de cette phase, il est conseillé de se laisser le temps de la réflexion, de réserver son avis et de proposer au candidat de le recontacter dans les jours à venir.

    L'entretien peut être complété par une mise en situation professionnelle permettant de valider les compétences professionnelles du candidat.

    L'entretien doit être immédiatement suivi par l'élaboration d'une courte synthèse en vue d'y consigner les éléments à retenir (points forts, points faibles, impressions, interrogations...).

Règles relatives à l'entretien

  • Les informations demandées pendant l'entretien sont licites à condition d'avoir :
  • - pour finalité d'apprécier sa capacité à occuper l'emploi proposé.

    - un lien direct et nécessaire avec l'emploi proposé ou avec l'évaluation des aptitudes professionnelles.

    Sont donc autorisées les questions sur l'état civil, les diplômes obtenus et justificatifs correspondant,, les emplois occupés précédemment, l'existence d'une clause de non concurrence ou d'exclusivité dans son contrat de travail, la possession d'une carte de séjour pour les étrangers, la possession d'un permis de conduire.

    Le candidat est tenu de répondre de bonne foi aux questions ayant un lien direct avec l'emploi proposé. Il commet une faute en donnant de faux renseignements.

    Il n'est pas possible de demander au candidat des renseignements portant sur ses opinions politiques, sa vie sexuelle, son logement, ses antécédents judicaires, la profession de ses parents ou de son conjoint, ses loisirs, son état de santé.

    Les candidats ne sont pas tenus de révéler leur état de santé ou leur handicap à leur futur employeur

Après l'entretien

Une fois le candidat choisi, il est important :

- de prendre contact rapidement avec lui pour l'informer de la décision prise et pour obtenir son accord,

- de répondre individuellement aux candidats non retenus, en motivant le rejet de leur candidature.

Utilisation de méthodes de sélection

Le recours aux méthodes ou techniques d'aide au recrutement comme les tests (de graphologie par exemple), les questionnaires, et aux autres méthodes variées doivent être réalisés de manière transparente et pertinente.

Le candidat doit être expressément informé préalablement à leur mise en oeuvre et les résultats doivent lui être communiqués à sa demande mais rester confidentiels vis à vis des tiers.

Par ailleurs, l'utilisation de ses techniques doit faire l'objet d'une information préalable du comité d'entreprise.

Les méthodes de présélection des candidats dans le recrutement

Loin d’être évident, le recrutement est l’une des missions clés du département des ressources humaines. L’enjeu est de taille pour chaque employeur dans la mesure où il permet de trouver la perle rare. La moindre erreur de casting peut être préjudiciable pour l’entreprise. Qui dit recruter, dit choisir. Une tâche qui est loin d’être facile face à la montagne de candidatures qu’on reçoit. D’où l’importance d’adopter la bonne méthode pour ne pas se tromper sur son choix.

La présélection, une étape clé du processus de recrutement

Qu’il soit interne ou externe, le recrutement demeure une mission délicate du service des ressources humaines. C’est un long processus qui doit comprendre plusieurs étapes clés, dont la présélection. Comme son nom l’indique, la présélection consiste à faire un premier tri des candidatures pour réduire le nombre de CVs qui passeront à la prochaine étape du recrutement. Chaque recruteur est libre de choisir la méthode qu’il juge efficace pour présélectionner les candidats pour un poste vacant. Mais en général, chaque méthode doit comprendre les trois étapes qui suivent.

Etape 1 : Déterminer les critères de tri

Ça y est ! L’annonce pour le recrutement a été publiée. Les premiers candidats ont commencé à postuler. En tant que recruteur, vous devez également vous préparer de votre côté en identifiant en premier lieu les critères de tri. Le but de cette étape est de faciliter la sélection des dossiers en vous basant sur des critères objectifs. Vous pouvez les répertorier à partir d’une analyse du profil du poste à pourvoir. Les critères peuvent être classés en trois catégories :

  • Les compétences professionnelles : la formation qu’a suivie le candidat, ses diplômes, son expérience professionnelle…ce sont autant de critères qui peuvent aider le recruteur à privilégier déjà certaines candidatures par rapport à d’autres.

  • Les compétences personnelles : ce sont surtout les qualités humaines et relationnelles du candidat. Bien sûr, vous devez prendre en considération celles que vous avez stipulées dans l’annonce. Parmi ces compétences, on cite entre autres la capacité d’intégration, la résistance à la pression, l’équilibre personnel, etc.

  • Les caractéristiques personnelles : ce sont les critères liés à la personne du candidat comme son adresse,ses prétentions salariales,etc.

    Il faut rappeler qu’il est nécessaire de se rappeler de tous les critères que vous avez demandés dans l’annonce. Par exemple, avez-vous demandé une lettre de motivation ou un CV seul ? Avez-vous mentionné une fourchette de salaire ? Etc.

    Une fois tous les critères identifiés, vous pouvez élaborer une grille d’évaluation qui vous permettra de trier plus facilement les candidatures qui y satisfont.

    Etape 2 : Analyser le CV et la lettre de motivation

    Cette étape est très importante dans la mesure où elle permet de ne pas passer à côté d’un candidat intéressant. Il faut faire une lecture efficace et attentive du CV et de la lettre de motivation. Selon le cas, vous pouvez faire une lecture préalable du CV avant de passer au filtre des critères de tri, et faire ensuite une lecture plus approfondie ou faire la lecture après le passage au filtre. Pour vous retrouver plus facilement, vous pouvez surligner tous les éléments que vous avez trouvés intéressants lors de la première lecture du CV ou de la lettre de motivation. N’hésitez pas non plus à souligner les éléments négatifs par rapport au profil du poste. Tout au long de la lecture, notez en marges toutes les questions qui vous turlupinent. Ceci va vous donner des repères plus tard lorsque vous allez sélectionner les candidats à rencontrer.

Etape 3 : Classer les candidatures sélectionnées

Lors de la lecture détaillée des CV et lettre de motivation, vous pouvez mettre en place un système de notations. Celui-ci va vous permettre de classer les candidatures en fonction de leur pertinence. On distingue généralement trois types de candidatures :

  • Les dossiers «à convoquer » : ce sont les candidats qui présentent une bonne adéquation avec le poste. Leurs profils présentent un réel intérêt.

  • Les dossiers « à approfondir » : ce sont les candidatures qui présentent une moins bonne adéquation avec le poste. Elles sont mises en réserve, car elles peuvent avoir des annotations positives si le premier choix s’avère être décevant.

  • Les dossiers « à décliner » : ils présentent peu d’adéquation, ou pas du tout, avec le poste.

    Selon le cas, une autre étape de sélection peut être effectuée après la présélection avant de convoquer les candidats.

Etape 4 : Oublier tout et utiliser khalij.ma

Aujourd’hui, la plateforme révolutionne ce processus de présélection en proposant la première plateforme de khalij.ma

Elle permet aux recruteurs d’automatiser la présélection tout en la rendant plus fiable et plus rapide grâce à l’évaluation par les pairs calibrée.

khalij.ma remplace avantageusement le tri de CV, l’étude de la lettre de motivation ou même l’entretien téléphonique de présélection. Il fournit directement au recruteur la liste des meilleurs candidats pour ne pas passer à côté des pépites.

Sélection d'un candidat

Lorsqu’un employeur décide de recruter un nouveau collaborateur, son objectif est de choisir, parmi l’ensemble des candidats à l’embauche, celui qui conviendra le mieux au profil recherché.

Dans cette optique, l’employeur dispose de différentes méthodes et outils visant à :

  • évaluer les compétences et aptitudes des candidats;

  • contrôler leur fiabilité.

Dans certains cas, l’employeur peut décider de faire appel aux services d’un bureau de recrutement spécialisé qui l’assistera dans sa recherche du candidat approprié.

Présélection

Dans un premier temps, l’employeur fait une présélection parmi l’ensemble des candidatures reçues, en analysant la lettre de motivation et le curriculum vitae des candidats. Cette analyse, préalable à l’entretien d’embauche, a pour objectif de s’assurer que le candidat dispose des pré requis indispensables pour répondre aux exigences du poste.

En lisant la lettre de motivation, l’employeur évalue les motivations du candidat (par exemple l’intérêt du candidat pour l’entreprise, ses ambitions, etc). Il analyse également le curriculum vitae, notamment au niveau des éléments suivants :

le diplôme obtenu;

  • le nombre d’années d’expériences dans le domaine concerné;

  • les compétences développées;

  • les connaissances techniques acquises (informatique, etc.);

  • les connaissances linguistiques.

L’employeur vérifie ainsi si ces éléments correspondent avec les exigences du poste.

Sur base de cette analyse, l’employeur fait une présélection et poursuit la procédure avec les candidats retenus qu’il invite pour un entretien d’embauche.

Il informe les autres candidats du fait qu’ils n’ont pas été retenus, en leur proposant le cas échéant de conserver leur CV en réserve, pour un recrutement ultérieur.

Entretien préalable à l’embauche

A ce stade, l’employeur rencontre les candidats présélectionnés afin de faire leur connaissance et les évaluer. L’évaluation peut prendre différentes formes, comme l’entretien préalable à l’embauche ou des test divers.

L’objectif de l’entretien préalable à l’embauche est de permettre un réel échange entre l’employeur et le candidat et d’évaluer les qualités et les compétences de ce dernier, pour le poste vacant.

L’employeur doit donc, au préalable :

  • préparer l’entretien notamment en analysant le CV du candidat et les exigences du poste ;

  • prévoir un lieu calme, propice à l’écoute et à l’échange afin que l’entretien permette de développer un dialogue constructif et informatif.

    Pendant l’entretien, l’employeur a le choix d’utiliser différentes techniques, notamment :

  • l’entretien chronologique,au cours duquel l’employeur questionne le candidat en retraçant les grandes étapes de son CV de manière chronologique ;

  • l’entretien basé sur les compétences, au cours duquel l’employeur, en se basant sur des questions de mises en situation vécues, évalue la maîtrise de compétences clés liées au poste vacant.

    Quelle que soit la technique utilisée, l’entretien doit permettre :

  • de vérifier si le candidat maîtrise les compétences jugées indispensables pour pourvoir le poste;

  • et de recueillir des informations complémentaires sur:

  • son expérience professionnelle antérieure et les responsabilités assumées;

  • sa carrière professionnelle à moyen et long terme;

  • son parcours académique (accompli et/ou en cours);

  • sa motivation pour le poste, la société, le secteur d’activité;

  • ses prétentions de rémunération;

  • sa disponibilité (préavis à donner à son employeur actuel).

Entretien préalable à l’embauche

A ce stade, l’employeur rencontre les candidats présélectionnés afin de faire leur connaissance et les évaluer. L’évaluation peut prendre différentes formes, comme l’entretien préalable à l’embauche ou des test divers.

L’objectif de l’entretien préalable à l’embauche est de permettre un réel échange entre l’employeur et le candidat et d’évaluer les qualités et les compétences de ce dernier, pour le poste vacant.

L’employeur doit donc, au préalable :

  • préparer l’entretien notamment en analysant le CV du candidat et les exigences du poste;

  • prévoir un lieu calme, propice à l’écoute et à l’échange afin que l’entretien permette de développer un dialogue constructif et informatif.

Pendant l’entretien, l’employeur a le choix d’utiliser différentes techniques, notamment :

  • l’entretien chronologique, au cours duquel l’employeur questionne le candidat en retraçant les grandes étapes de son CV de manière chronologique ;

  • l’entretien basé sur les compétences, au cours duquel l’employeur, en se basant sur des questions de mises en situation vécues, évalue la maîtrise de compétences clés liées au poste vacant.

    Quelle que soit la technique utilisée, l’entretien doit permettre :

  • de vérifier si le candidat maîtrise les compétences jugées indispensables pour pourvoir le poste ;

  • et de recueillir des informations complémentaires sur :

  • son expérience professionnelle antérieure et les responsabilités assumées ;

  • sa carrière professionnelle à moyen et long terme ;

  • son parcours académique (accompli et/ou en cours) ;

  • sa motivation pour le poste, la société, le secteur d’activité ;

  • ses prétentions de rémunération ;

  • sa disponibilité (préavis à donner à son employeur actuel).

L’employeur doit s’abstenir de poser certaines questions, sous peine de poursuites, notamment dans les domaines suivants :

  • l’âge ;

  • la sexualité et la situation matrimoniale ;

  • les activités syndicalistes ou mutualistes ;

  • les opinions politiques ;

  • les convictions religieuses ;

  • l’état de santé ;

  • les origines raciales ou ethniques.

Par ailleurs, l’employeur doit aussi laisser l’opportunité au candidat de poser des questions sur son entreprise et le poste à pourvoir.

A l’issue de l’entretien, l’employeur et le candidat peuvent convenir des prochaines étapes du recrutement (entretien supplémentaire, tests, délais de décision, documents complémentaires à fournir…).

Tests et évaluation

L’employeur peut affiner son choix en soumettant les candidats à différents types de tests. Les tests les plus souvent utilisés sont :

  • les tests de personnalité ;

  • les tests de logique numérique (généralement des questions à choix multiples portant sur des calculs et des problèmes mathématiques) ;

  • les tests de logique verbale (testant les facultés d'analyse, de raisonnement ainsi que la maîtrise de la langue dans laquelle ils sont créés) ;

  • les tests de compétence (portant directement sur les compétences techniques du candidat) ;

  • les tests de graphologie, etc.

L’employeur peut également organiser des "assessment centers"(ou centres d’évaluation). L’assessment center est une combinaison d’exercices et de tests (individuels ou collectifs) tels que des jeux de rôle, des exercices de présentation, des discussions de groupe, etc. Il permet de mettre le candidat en situation professionnelle afin d’analyser de manière objective comment il réagit dans une situation donnée.

Vérifications

Avant d’émettre une promesse ou une offre d’embauche, voire jusqu’à la fin de la période d’essai, l’employeur peut demander au candidat/salarié de présenter certaines pièces, si elles présentent un lien direct et nécessaire avec l’emploi proposé ou avec l’évaluation des aptitudes professionnelles du candidat, telles que :

  • un extrait récent du casier judiciaire, si cela est indispensable pour le poste à pourvoir;

  • une copie certifiée conforme de la carte d’identité ou du passeport ;

  • une copie (éventuellement certifiée conforme) des diplômes, etc.

L’employeur peut également demander au candidat de désigner des personnes de référence qu’il pourra contacter, avec son accord, afin de vérifier les compétences et l’exactitude de son parcours professionnel.

Un employeur ne peut en aucun cas demander ou divulguer des informations sur un salarié sans son accord préalable.

Lors de la collecte de leurs données personnelles, les candidats doivent être informés :

  • de l'identité du responsable du traitement et, le cas échéant, de son représentant (ex : cabinet de recrutement X ;service des ressources humaines de la société Y);

  • de la ou des finalités à la base du traitement (ex : gestion des candidatures);

  • du caractère obligatoire ou facultatif des réponses, (ex : le recueil d’informations sur les loisirs est facultatif);

  • des conséquences à leur égard d’un défaut de réponse ;

  • des personnes physiques ou morales destinataires des informations (ex : autres cabinets de recrutements)

  • des conditions d’exercice de leur droit d’accès et de rectification ainsi que de leur droit d’opposition (ex : indication du service auprès duquel ces droits peuvent être exercés).

    Tout candidat doit pouvoir obtenir sur demande et dans un délai raisonnable toutes les informations le concernant, y compris les résultats des analyses et des tests (psychologiques, graphologiques...) ou évaluations professionnelles éventuellement pratiqués.

Offre d’embauche ou promesse d’embauche

Après avoir évalué les compétences et contrôlé la fiabilité des candidats, l’employeur peut embaucher le candidat qui, à ses yeux, correspond le mieux au profil.

Si le contrat de travail ne peut pas être établi tout de suite, l’employeur peut formaliser sa volonté d’embaucher le candidat retenu en rédigeant :

  • soit une offre d’embauche par laquelle il manifeste unilatéralement sa volonté d’engager le candidat.

    L’offre d’embauche mentionne, avec précision :

  • les conditions d’embauche du salarié ;

  • le délai maximum pour que le candidat accepte l’offre.

L’employeur peut retirer cette offre avant qu’elle ne soit acceptée par le candidat.

A partir de l’instant où le candidat donne son accord, l’offre d’embauche vaut contrat de travail